Pour que le projet de digitalisation de la tenue comptable soit une réussite, il est nécessaire de suivre des étapes clés.
Entre définition d’une stratégie et suivi des résultats, voici quelques conseils pour une mise en place réussie.
1. Définir une stratégie et se fixer des objectifs
Premièrement, une digitalisation du cabinet doit passer par une réflexion approfondie autour de la stratégie. Il est essentiel de se fixer des objectifs afin de trouver les outils adaptés qui permettront de les atteindre.
Il faut ensuite transmettre sa vision à son équipe qui aura un rôle important dans la transformation digitale du cabinet. En l’informant dès le début de la démarche, il sera plus facile de l’impliquer dans le processus de changement.
2. Choisir les bons outils
Se renseigner sur les solutions existantes en assistant à des webinaires, en lisant des articles, ou en échangeant avec des confrères, comme par exemple au CJEC, permet de se faire une idée des différentes fonctionnalités.
Ensuite, il faut comparer en priorisant celles qui paraissent les plus importantes en fonction des objectifs du cabinet (précision de l’OCR, intégrations avec d’autres logiciels, …) Ne pas oublier de prendre en compte la compatibilité avec les outils déjà utilisés.
3. S’informer et préparer le changement
Il est important de penser à toutes les parties prenantes qui seront impliquées et/ou impacté par ce changement.
Quelques exemples :
»» Pour le client : vérifier la simplicité et le temps de mise en place
»» Pour le cabinet : s’informer sur le temps de formation, les coût, les bénéfices
»» Pour le collaborateur : se renseigner sur les formations, la disponibilité du support
4. Désigner un référent digital
Il peut s’agir de l’expert-comptable où d’un collaborateur qui aura un rôle moteur en accompagnant la transformation du cabinet et en débloquant les éventuels freins. Il aura besoin d’être ouvert aux nouvelles technologies et de bien connaître les procédures du cabinet. Il devra également être persévérant et faire preuve de résilience pour convaincre ses collègues.
5. Déployer en interne et en externe
Certaines solutions proposent un accompagnement personnalisé, avec des rendez-vous téléphoniques avec des interlocuteurs dédiés, des webinaires de formation pour collaborateurs et des outils d’aide au déploiement auprès des clients.
Stéphanie Gueutin , experte-comptable au sein du cabinet Anexis, a automatisé sa tenue comptable avec Receipt Bank et apprécie “la formation qui prend 1 minute et l’installation pour le client qui en prend 2”.
6. Suivre les résultats
Dans le cas d’une digitalisation avec Receipt Bank, des indicateurs de succès (temporels, financiers…) sont définis lors des premiers rendez-vous en fonction de la stratégie des cabinets afin de mesurer les résultats et savoir si le logiciel répond aux attentes et besoins.
Alexia Quesne • Field Marketing Executive, Receipt Bank
